Kleine und mittelständische Unternehmen sind gesetzlich zur Ableistung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet. Auch andere Steuerpflichten wie der Zwang zur Buchführung, zur EÜR und zur Jahresendbilanz werden in Deutschland engmaschig gehandhabt. Dabei fehlt es KMUs oft an den Ressourcen zur Auslagerung der Steuerverwaltung an externe Dienstleister wie den Steuerberater oder den Finanzbuchhalter.
Eine Buchhaltungssoftware sorgt für Abhilfe und deutliche Kostensenkungen im Betrieb. Fortschrittliche Buchhaltungsprogramme sind zudem laiengerecht gehalten, sodass auch Unternehmer ohne besondere Kenntnisse im IT-Bereich sofort loslegen können.
Kosten sparen mit einer eigenen Buchhaltungssoftware
Beim Kauf einer modernen Buchhaltungssoftware ist besonders darauf zu achten, dass alle Schritte abgedeckt werden, mit denen man als Unternehmer in puncto Steuerpflicht konfrontiert wird. Nur auf diese Weise wird die Auslagerung an externe Dienstleister vermieden und der große Vorteil der dramatischen Kostensenkung kann sich entfalten. Zum Bereich der Kostensenkung gehören auch Eigenschaften der Buchhaltungssoftware zu automatisierten Abläufen, die viel Arbeitszeit einsparen, damit der Unternehmer sich auf sein Kerngeschäft fokussieren kann.
Sind diese Bedingungen erfüllt, dann sollten die meisten Prozesse rund um Steuern und Finanzen nach einer Einarbeitungsphase wie von selbst ablaufen. Hinzu kommt, dass fortschrittliche Buchhaltungsprogramme mit weitreichenden Kenntnissen gefüttert sind, wie sich Steuereinsparungen auch in Detailfragen realisieren lassen. So werden Steuervorteile mitgenommen, die man sonst und vielleicht sogar der Experte übersehen hätte.
Viele Vorteile einer modernen Software
Einige Vorzüge fortschrittlicher Buchungsprogramme haben wir bereits aufgezeichnet. Wir verwiesen auf die immensen Kosteneinsparungen durch Delegierung, Nutzung von Steuervorteilen und automatisierten Abläufen. Gute Programme berücksichtigen auch kleine Details, damit sämtliche Aspekte wie die Fahrtkostenabrechnung Vorlage berücksichtigt sind.
Ständige Updates und Upgrades stellen zudem sicher, dass sämtliche Neuerungen in den gesetzlichen Vorgaben wie in die GoBD vom Programm erfasst und automatisch umgesetzt werden. Während das Programm Rechnungen und Kalkulationen selbstständig vornimmt, werden sämtliche Angaben zugleich auf Korrektheit überprüft. Mögliche Fehler werden vom Programm angezeigt, um diese schnell zu beheben. Für strategische Entscheidungen sind sämtliche Daten übersichtlich gegliedert und können auf Knopfdruck jederzeit aufgerufen werden.
Das sollte eine Buchhaltungssoftware können
Folgende Anforderungen sind besonders wichtig und sollten bei der Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware priorisiert werden:
Intuitive Navigation: So werden Reibungsverluste am Beginn gering gehalten und auch IT-Neulinge kommen schneller zurecht
Integration von Steuerbereichen: Damit alle Steuervorlagen wie Buchführung, doppelte Buchführung, Umsatzsteuerjahreserklärung, Dauerfristverlängerung, passende Kontenrahmen und die EÜR integriert sind
Unabhängige Wirtschaftsprüfer: Zertifikate von unabhängigen Wirtschaftsprüfern wie das GoBD-Testat helfen dabei, alle juristischen Vorgaben zu erfüllen und mögliche Veränderungen in der Gesetzgebung zu berücksichtigen
Automatisierung: Automatisierte Abläufe erleichtern die Arbeit und sparen Zeit ein. Mögliche Einsatzgebiete solcher Tools sind Buchungsvorlagen für wiederkehrende Zahlungen sowie Hinweise auf Fehler und eine sofortige Korrektur
Schnittstellen für weiterführende Programme: Eine Vernetzung mit wichtigen Instrumenten im Bereich der Steuern und Finanzen wird bei einer modernen Buchhaltungssoftware vorausgesetzt. So sollten Schnittstellen für Debitor, DATEV und Elster im Programm integriert sein und auch komplexe Abläufe werden ermöglicht
Mahnwesen: Nicht bezahlte Rechnungen sollten zusammen mit den konkreten Verzugstagen auf einen Blick erfasst sein und die Möglichkeit, der Mahnung ist zwingend erforderlich. Eine Verwaltung aller Debitoren und Kreditoren gehört dazu.
Online-Banking: In der modernen Wirtschaft geht alles digital. Deshalb sind komplexe Funktionen zum Online-Banking mit Anbindung an wichtige Akteure in diesem Bereich selbstverständlich.
Auswertung und Analyse: Nach jedem Steuerbericht leistet ein gutes Programm eine Auswertung für die Analyse. Dies erleichtert die Archivierung und schafft Platz für mögliche Verbesserungen.
Kassenbuchführung: Immer dann hilfreich, wenn das Unternehmen Einnahmen in Bargeld aufweist.