Solange man noch ein Einmann-, oder ein Einfrauunternehmen führt, ist Buchhaltung in den Augen der Gründer oft zweitrangig. Nicht selten muss der Steuerberater aus unsortierten Quittungen, Rechnungen, Kaufbelege, Zettel über Barentnahmen und Tankquittungen eine steuerliche Quintessenz ziehen.
Kommen jedoch mehr Kunden und Mitarbeiter dazu, sollte ein Start-up, ebenso wie ein Großkonzern digitale Lösungen für die Buchhaltung nutzen. Nur so können die Finanzströme rechtlich sicher und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ohne ein stabiles Buchhaltungssystem ist ein Unternehmen zum Scheitern verurteilt. Digitale Lösungen gibt es viele, man muss jedoch klären, welche zum Unternehmen passt.
Welche Anforderungen hat das Unternehmen?
Grundsätzlich ist die Größe des Unternehmens entscheidend, welche Software man nutzt. Mittelständische Unternehmen haben andere Finanzströme zu verwalten, als Großkonzerne.
Die Buchhaltungssoftware sollte aber weder zu knapp, noch zu überdimensioniert gewählt werden. Lieber eine Software mit Modulen wählen und diese dann nach und nach hinzufügen, sobald der Bedarf da ist. Daher sollte man sich vorab Gedanken machen, wie sich das Unternehmen voraussichtlich in Hinblick auf Anzahl der Mitarbeiter und Kunden entwickeln wird.
Neue Softwarelösungen bieten nicht nur stationären Zugriff auf die Daten an, sondern offerieren Cloud-Lösungen und Apps, sodass mit den passenden Zugangsdaten von jedem Ort und einem frei wählbaren Gerät auf die Buchhaltung zugegriffen werden kann.
Diese Option ist gerade bei Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen ein Mehrwert. Legt man den Fokus auf die Reisekostenabrechnung, dann kann aus den Hotelrechnungen, Tankquittungen, Taxibelegen und Flug- oder Bahntickets schnell eine große Zettelwirtschaft werden. Das ist weder für den Mitarbeiter noch für die Abrechnungsstelle schön.
N2F etwa, ist eine digitale Lösung, nicht nur, aber mit Schwerpunkt auf die Reisekostenabrechnung.
Hier muss der Mitarbeiter die Quittungen lediglich abfotografieren. Die KI-gesteuerte Software erkennt automatisch die wichtigsten Details, wie Steuersatz, auch bei mehreren unterschiedlichen, Betrag, Datum, Treibstoffmenge, Kurtaxe oder Trinkgelder.
Diese Daten werden extrahiert und verrechnet, natürlich unter Berücksichtigung der festgelegten Grundlagen, wie etwa die Kilometer- und Verpflegungspauschale.
Der Vorgesetzte muss die Übersicht aller eingegangenen Kosten lediglich freigeben, oder kann sie auch ablehnen, sollten sie ungerechtfertigt sein.
Die Ergebnisse werden automatisch in das Lohnbuchhaltungssystem eingearbeitet und die Reisekosten so mit dem Lohn abgerechnet.
Eine Verknüpfung der App mit Google Maps entbindet den Anwender sogar von der lästigen Kilometererfassung. Die gefahrene Strecke wird gespeichert, übertragen und abgerechnet.
Die Kostenstellen werden direkt zugeordnet. Bei fehlerhaften Belegen erscheint eine Warnung.
Bereits 250000 Mitarbeiter und Manager nutzen N2F.
Die Belege können danach vernichtet werden. Denn die digitale Buchhaltungssoftware speichert die Fotos 10 Jahre lang und diese gelten so auch als rechtlich belastbarer Nachweis.
Gibt es verschiedene Arten von Buchhaltungsprogrammen?
Die Programme sind sehr unterschiedlich in ihren Angeboten. Manche kümmern sich nur um die Geldströme, sprich Zahlungseingänge und -ausgänge. Andere bieten Schnittstellen zu Projektmanagement-Lösungen oder helfen bei der Lagerverwaltung.
Der zweite große Unterschied ist die Form der digitalen Lösung: Cloud-basierend, mit App-Unterstützung, oder fest installiert auf ausgewählten Rechnern.
Dies sollte eine Buchhaltungssoftware können
- Lohnbuchhaltung mit Netto- und Bruttolohnerstellung, gleichzeitig Verwaltung der Meldelisten für die Sozialversicherung
- Doppelte Buchführung
- Abgelaufene Fristen automatisch anzeigen und einfache Erstellung von Mahnungen
- Einfache Rechnungsstellung
- Online Verknüpfung zu den Bankkonten
- Übersicht des Cash Flows
- Jahresabschluss erstellen, zusätzliche Übersichten erheben, wie Monatsübersichten, Bilanzen, Erfolgsrechnungen
- Mehrwertsteuer ausweisen und elektronisch abrechnen
Fazit
Ein Unternehmen muss vom ersten Tag an nicht nur finanziell gut aufgestellt sein, sondern seinen Finanzhaushalt stets im Blick haben.
Digitale Buchhaltungslösungen vereinfachen die Prozesse und sorgen automatisch für Rechtssicherheit.
KI-gesteuerte Softwarelösungen, Cloud-basierend und mit App eignen sich besonders für mittelständische Unternehmen und Konzerne, da die Reisekostenabrechnungen bei guten Anbietern papierlos und automatisiert erfolgt. Ein Plus für die Umwelt und entspannend für die Mitarbeiter.